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提 要：本文针对当前考古科研院所档案管理工作存在的问题进行了分析，指出科学规范管理档案已迫在眉睫。接着对档案管理工作中的组织和制度建设提出了自己的看法。结合保管、整理档案的工作实践，文章重点就专门考古档案的科学管理进行了探讨。 关键词：田野考古档案 考古所 科学管理 考古科研院所在其业务工作和行政管理中产生了大量的档案，包括专门考古档案和文书档案、人事档案、会计档案、科研档案等。考古档案的科学规范管理是考古学数字化与信息化十分重要的内容之一，然而近年来关于这一问题的研究刚刚起步，相关论述及成果比较少见。笔者尝试对考古科研院所档案工作组织、档案管理制度、档案工作流程等基本内容加一论述，并结合工作实践重点探讨专门考古档案的科学管理。 一 考古档案工作规范管理的必要性和紧迫性 新中国成立以来，不少考古单位的工作也走过了五六十年的历程，积累了大量的考古资料，无论是今后的相关考古研究、还是考古学史本身、抑或是各种展览这些资料都是非常珍贵的。其原始性、唯一性的特点及在对资料的收集、整理、保护、利用中普遍存在问题使得今后考古档案工作的规范化更加必要和迫切。 首先，在对以往形成的以纸质档案和传统胶片为主的田野考古档案的管理中存在着如下诸多问题：(1)考古发掘单位普遍缺乏详细完备的田野考古档案资料管理规定，或者即使有规定的也不能严格执行。(2)缺乏既有考古专业背景又有档案知识储备的复合管理人才，甚至许多单位根本没有专门的考古档案管理人员，多由图书管理人员代管资料，只接收资料堆放库房，缺乏后续的整理、保管和开发利用工作。（3）资料流失、损坏现象贯穿工作始终。没有详细的归档要求，资料在田野形成之时形式混乱、错讹遗漏，没有及时整理修订就原封不动的接收；资料长期存放个人手中没有整理，或者人员更换、调动等导致物是人非，资料信息的正确性和完整性大打折扣；移交的资料有的长期得不到很好的整理、或者存放设施条件差、或者管理人员易手频繁、搬家等等导致档案资料损坏、流失，尤以照片、底片、地图、拓片等情况更糟；日常管理不规范导致一些珍贵档案资料被所谓的“长期借阅”不还、或者干脆莫名其妙丢失。（4）田野考古档案利用率不高。目前正式发表的考古报告很多只是发表代表性单位，大量的所谓非典型单位的原始资料成为“废品”。一方面学者得以窥见这些原始资料就困难重重，更遑论使用。在实际借阅这些未发表资料时，征得本单位同意只是万里长征的第一步，关键是必须发掘者本人同意才可以进一步的操作。另一方面，即使有条件能看到资料，由于不能正式发表，导致鲜有学者对这部分资料关注。但是对于田野工作，特别是大遗址，早年调查或者发掘的大量未发表的原始调查地图、拓片等资料对于今后继续开展工作，意义非常重要，值得重视。（5）传统资料的电子化、信息化的道路任重道远。纸质文件档案和传统照片档案资料如实现长久保存就必须电子化，但是在实际中电子化需要的经费、设备、人力等条件多数考古单位都不能保证，大的院所分工细、领导重视会好一些，多数单位的情况是，眼前的发掘和整理经费还难以筹措或刚好维持，以往资料的电子化无从谈起。 其次，近年随着科技考古、文物保护与修复等学科的发展和繁荣，一些新兴交叉学科和领域也产生大量档案资料，对这些专门档案的管理工作很多单位几乎没有涉及，相关的研究学界也尚未有专门的探讨。而有关考古院所其他文书、人事、会计、科研档案的管理工作几乎均由所在业务部门人员代管，由于这些人多不具备档案知识，管理更加不规范，很多是将资料混在一堆，既不分类、甚至基本的按年份存放都不能做到。好一点的单位有专门的档案室，而有的则胡乱堆砌在单位中某个角落。 第三，近十年以来，数码照片在考古单位更多地替代了传统胶片，电子档案则和纸质档案并存。电子文件尤其数码照片、录像等图像影像的管理也存在一些问题：（1）由于考古工地几乎都是在野外，目前许多工地的探方日记都属于纸质，发掘申请、工地总日记、后期的各种图表等则不少改为电子文件。这样就上交来的资料往往是电子文件与纸质文件混杂，有时同样内容的电子文件和纸质文件内容也会出现不一致。（2）数码照片的归档要求没有制订具体的章程，比如归档的范围、手续，数据文件的技术要求、是否需要相应的纸质照片等，有些单位甚至对于归档时间也没有具体要求，单位人员退休和离职时才匆忙上交资料。殊不知，数码照片数量庞大，此种管理不仅可能造成资料的损害、遗失，对于今后的整理更是后患无穷。（3）数码照片的整理难度加大，数码照片的数量庞大、再加上很多人都是在资料部门催交时，不加整理全部拷贝过来。如此数量庞大、质量不一、甚至很多信息不明的照片，给资料部门整理带来更大困难。（4）电子文件、数码影像的安全性不容忽视。数码文件容易受损害、容易被删改，管理者要掌握数据存储介质、数据查询等一系列相关知识，而目前多数单位的管理者仅仅只会简单的计算机操作，光盘、移动存储设备的维护、保养、数据库的创建等等都十分缺乏。 总之，面对考古科研院所档案管理工作的现状，面对每时每刻都可能在消失或损毁的考古档案资料，考古科研院所档案管理工作的科学化规范化迫在眉睫、势在必行。 二 考古科研院所档案管理组织体系及制度建设 考古科研院所档案管理工作之所以存在诸多问题，一个重要的原因是目前的考古科研单位普遍缺乏档案管理组织，没有建立健全档案制度，全靠领导的喜好和重视程度来做档案工作。但是综合考虑考古科研院所目前的岗位设置情况，笔者认为实现单位级档案管理体制，实现单位档案的集中统一管理是完全可行的。各考古单位对本单位可能形成的有价值的信息进行汇总，按国家有关企事业单位档案管理要求，形成本单位的档案工作管理体系，建立档案管理网络图，定义相应的工作流程，以确保本单位档案管理工作有序开展。根据考古科研院所组织机构设立的情况，可建立单位级档案工作领导小组和档案工作办公室两级组织。档案工作领导小组组长由单位级领导担任，可由某个副职具体分管。成员由档案管理部门及各业务部门的主管领导担任。由于考古科研院所最重要的档案就是专门的考古档案，而这部分工作一般都是科研院所的信息资料部门承担，所以考古科研院所的档案管理部门一般都是信息资料部门。 档案工作领导小组负责本单位的档案管理工作，贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作制度，将档案工作纳入本单位发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障；负责规划本单位的档案工作，确定归档范围及档案销毁的审定工作；负责本单位档案工作的考核。 档案工作办公室主任为主管档案工作的资料信息部门的领导，部门副职为档案管理部门负责人，成员为相关部门工作人员。在档案管理部门设置专职档案管理人员，在各业务部门设置兼职档案管理人员，以便在档案移交流程中，职责明确，具有可操作性。具体来说，一般的考古科研院所内，资料信息部门为档案管理的实体部门，档案工作办公室也就设置在此。档案管理部门专职人员的设置，根据现阶段考古科研院所的实际情况，一般设两人即可，一人管理专门考古档案，一人管理专门考古档案之外的文书、科研、人事、财务等档案。在办公室、科研处、人事处及各个考古业务部门（一般按照历史时段和具体工作内容的不同划分为不同的室、中心）设立兼职档案管理人员，在有些院所的考古业务部门多设有秘书，比如中国社会科学院考古研究所的几个考古业务部门均设有此职务。此时，兼职档案管理人员正好可由秘书人员担任。 工作办公室在档案工作领导小组的领导下，统筹本单位的档案工作，组织档案的鉴定销毁工作，协助档案工作领导小组进行档案的考核工作。具体负责制定本单位档案管理相关规章制度；负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作；指导各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作； 配合档案工作办公室完成档案考核工作；依照国家有关规定向国家档案馆或相关单位移交档案；组织完成上级布置的各项与档案相关工作任务。各业务部门及负责人按时保质保量完成档案的移交工作。各职能部门设兼职档案管理人员，职能部门负责人应对本部门移交档案的完整性和可用性负责，兼职档案管理人员负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的质量负责。 要做好考古科研院所的档案管理工作，除了建立档案工作管理体系外，还要有相应的管理制度，以确保档案工作的有序进行。建立健全档案管理制度，制定档案员岗位职责和档案员工作标准。档案管理制度包含档案管理体制机制、档案的业务基础工作的方方面面，如档案收集、归档范围、借阅规则、安全保密、超前管理、应急预案、保管期限、鉴定销毁等。 全文阅读 （原文发表在《中国文物科学研究》2013年第3期 作者：庞小霞 主要从事三代考古、先秦历史地理等研究。联系地址：北京市东城区王府井大街27号，中国社会科学院考古研究所，100710。） (责任编辑：admin) |