第四，明代史馆是虚体和实体相兼的修史机构。
    所谓“实”是指它有固定的场馆，并有相应的设施，如图书资料等；“虚”是指它没有固定的官员，平常关闭，依靠项目才维持运转。正如黄佐所说：“今史馆凡十所，在东阁之右，藏列圣《实录》、古今书史，每被命修书，则本院官日聚集焉。常时公会后，恒扃钥之，无复载笔于其间者。”（注：黄佐：《翰林记》卷一，“史馆”。）可见，明代史馆虽是常设机构，但并非常开，而是根据修史任务来决定开馆与否。我们知道，清代的修纂机构书馆分为常开、例开和特开三种，“由于清廷修书任务日益增多，常设书馆不能满足需要，往往是每修一书，经奏准特别开设书馆、书一告成，即行停馆”，结果所设书馆名目繁多，如实录馆、圣训馆、上谕馆、明史馆、通鉴纲目馆、会典馆、古今图书集成馆、四库全书馆等等，遍及紫禁城中，甚至延及禁城之外（注：杨玉良：《武英殿修书处及内府修书各馆》，《清代宫史探微》， 第299页，紫禁城出版社，1991年7月。）。明代情形有所不同。 明代例修的史书主要是《实录》、《宝训》和《玉牒》，其他如《会典》和《永乐大典》、《宋元续通鉴纲目》等都是特开，修史任务没有清代那么繁重，仅只史馆已能应付，所以明代没有像清代那样遍地设馆修书，明代也从没有“实录馆”、“会典馆”、“续通鉴纲目馆”等名目。据史载，上述明代著作均是在左顺门附近东阁旁的史馆修纂的。由于史馆比较单一和固定，所以明代修史往往要按先后顺序排队进行，据《謇斋琐缀录》载：景泰间，朝廷打算修《续通鉴纲目》，但当时正在修纂《寰宇通志》，所以只能“伫俟志书完日开馆”（注：尹直：《謇斋琐缀录》卷二。）。另据前引《寓圃杂记》的记载，彭时、商辂等内阁大臣，鉴于“今馆阁无事”，才决定将《新唐书》重修的。说明只有当史馆没有纂修项目时，才会想到修纂其他史书。当然，也有一些史书是同时修撰的。如万历初年修世宗、穆宗《实录》，本来打算“俟《实录》完日”（注：《穆宗实录》卷二十一，隆庆二年六月庚子。）修纂《会典》的，但因故提前，与实录同时修纂。不过，会典与实录的修纂人员多相互兼任，如张居正、汪镗等既是《世宗实录》和《穆宗实录》的正副总裁，又同时担任《大明会典》的正副总裁，“时马自强等方纂修《世宗实录》，诏不妨以原务兼修（《大明会典》）”（注：《神宗实录》卷五十一，万历四年六月乙酉。），这表明它们仍可能是在同一史馆中修纂。因此，明代修史的机构基本上就是史馆一家。
    二、史馆管理制度
    明代史馆隶属翰林院，因此修史虽然是各衙协作，具体管理仍由翰林院实施。据黄佐《翰林记·修书升赏》载，每次史书修成后的奖励和升擢，都是吏部根据翰林院开报的名单“具题请旨”的，反映了翰林院在史馆修史中具体组织的地位。翰林院学士常兼副总裁，凡“纂修实录、玉牒、史志诸书，编纂六曹章奏，皆奉敕而统承之”，同时负责史馆平时的日常管理工作。史馆的管理制度包括人事、供给、门禁、考勤，修纂和奖惩等等。
    第一，人事制度。明代史馆的人事制度是一种松散而临时的制度。它依据开馆修纂的需要而组织人力，搭建班子，一旦史书修竣，修纂集体便告解散。史馆自身没有人事权，监修、正副总裁等由皇帝钦命，纂修官以下的史官，有时出自钦命，但一般是由内阁提出人选。据《大明会典·翰林院》载：“凡修实录、史志等书，内阁官充总裁，本院（翰林院）学士等充副总裁，皆出钦命。纂修从内阁于本院及詹事府、春坊、司经局官内具名题请，誊录、催纂，制敕诰敕房官皆预。”入居史馆的史官，分三个层次，第一层次以翰林院的修撰、编修和检讨等法定史官为核心，扩及翰林院内的所有官员。事实上，翰林院内部虽有一定的分工，但分工并不明确，正如陆容《菽园杂记》所说的那样，翰林院“官名虽异，然皆不分职。史官皆领讲读，讲读官亦领史事”。那些作为法定史官的修撰、编修和检讨，常兼司他职，如“经筵充展卷官，乡试充考试官，会试充同考官，殿试充收卷官”等等（注：《明史》卷七十三，《职官志二·翰林院》。）；而那些并非史职的翰林院学士、侍讲学士、侍读学士、侍讲、侍读等，一旦史馆运转，也责无旁贷地加入史书的修撰之中。第二个层次是与翰林院相关的在京政府机构的官员，如詹事府、春坊、国子监、司经局、光禄寺、太常寺、大理寺等各衙门的官员，每临修史，也常被征调入馆。第三个层次是外地官员，如知州、知县、王府官员等，也曾于开馆时被征入馆中。这一层次的史官不稳定，早期较多，后期较少。正如焦竑在《修史四事》所说的那样，“国初修书，多招四方文学之士，不拘一途”。虽然史馆实际上的负责人是担任副总裁的翰林院学士，但人事权却在内阁。内阁辅臣挂名总裁，较少直接处理史馆事务，但史馆的人事变动却一直由他们掌握。一般而言，参与史书尤其是实录修纂的人员，在书成之后，都会得到升擢和赏赐，因此，史馆修纂人员的调入，常常成为内阁大臣扶植亲信的机会。他们“各荐所知”，不顾才质，结果有时举荐的史官非老即病，或入馆“经宿而死”，被人讥为：“生老病死苦，史馆备矣。”（注：尹直：《謇斋琐缀录》卷二。）史馆人员，除监修、正副总裁以原职兼任外，其他人员自到馆之日起，即由原衙开缺，以原品级在史馆供职，由史馆分配修史任务。史馆虽无权升降在馆人员的官职，但可以向其所属衙署提供考勤、考绩情况和参考意见，以间接影响其地位的升沉。
    由于史馆没有人事调动及升降权，因此造成了一些运作弊端。根据史馆操作的实际步骤，一些史官可以在修纂后期再征召入馆，以避免人员浪费，但由于入馆人员事先已由内阁决定，史馆对此无可奈何。焦竑曾针对这一现象指出：“至史馆两房中书，本供缮写。今始事之日，方翻阅遗文，搜讨故实。下笔之期，茫无影响，誊录之官，安所用之？似当暂为停止，俟他日脱稿之后，经总裁改定，方可取用，量为资给，不但冗费可裁，而亦侥倖少抑。”（注：焦竑：《修史四事》，《春明梦余录》卷三十二，《翰林院》。）更为可笑的是，有的誊录官征入史馆后未及誉写，即遇丁忧服阕，至服满回京，书已修成，“未举一笔”，仍照常获得升赏，“曾无一人举觉”（注：尹直：《謇斋琐缀录》卷一。）。
    第二，供给制度。史馆并没有独立的财务权，所需办公用品都实行供给制。史馆的供应包括酒饭、笔墨、木炭、桌、凳、砚、炉、象牙书圈、纸札等。《神宗实录》卷五十二载：“（万历四年七月）丁未，大学士张居正等以重修《会典》，请日给副总裁、纂修等官及各员役供事者酒饭、笔墨、木炭等项，照旧开支。其桌、凳、砚、炉、大小象牙书圈，内监照数送用。刑部、都察院按月支送纸札”。此外，史馆还由政府提供校尉、办事吏、裱褙匠等员工，以解除修纂史官的后顾之忧。重修《会典》时，张居正还建议“外用办事吏二十名，分送各馆管理册籍，启闭馆门，匠役并校尉照旧应用”。史馆官员的酒饭，例由光禄寺负责供给，“凡翰林官内府供职，日给光禄黄封，内膳有常制。景泰中，以水旱故，省三之一，以后渐省过半。然有承命内馆教书者，则两给之。或兼纂修时，又倍焉”（注：尹直：《謇斋琐缀录》卷四。）。说明明代对史官担任纂修任务期间的酒饭供给，是比较丰厚的，超过了在内府教书和入值的翰林官员。