在文字信息输送过程中，与满文逐渐普及相一致，满洲政权内部出现了一支以书写、传递、保存文字信息为业的文职官员--巴克什队伍。他们有的直接供职于努尔哈赤身边和满洲政权中枢，或从事文书、法令的起草和翻译及保存，或受命出使外国，传递信函。多数人则在各旗负责档册登录、起草报告、保存文件和从事信息传递工作。有时因为工作需要，还将他们集中使用。如天命六年十二月，即派莽阿图率各旗游击三人、巴克什三人清查诸城堡汉人男丁数目（注：太祖朝《满文老档》卷三○。）。有的还担任教职，负责官员贵族子弟的教育工作（注：太祖朝《满文老档》卷二四。）。据太祖朝《满文老档》记载，仅在满洲政权中枢机构工作的巴克什即有额尔德尼、达海、图鲁什、希福、库尔缠、额克星额、武讷格、库里、纳泰、达扬阿、罗济、什莱、库拜等十余人。因为工作性质重要，满洲政权对他们待遇从优。一般皆按备御、代子备御对待，其中个别人因为才能突出，满洲政权须臾不能离开，还分别任以副将、游击等职；如犯有过失，还从轻处理或特加宽宥。而且，随着攻占辽东后满洲政权的发展，努尔哈赤还致力于巴克什队伍的扩大并丰富巴克什的民族成份。如天命七年三月，努尔哈赤即命令八旗各任命诸申、尼堪、蒙古巴克什各一人。（注：太祖朝《满文老档》卷三八。）这样，在努尔哈赤的扶持下，至天命之末，以巴克什为主要成分的文职官员已经从武职官员中分离出来。
    随着满文使用日渐普及和文职官员不断增加，传递各种信息的渠道拓宽，文书数量也更加增多。早在天命政权建立之初，努尔哈赤即规定了狱讼中的信息输入渠道：“凡事都堂先审理，次达五臣。五臣鞫问，再达诸王。如此循序问达，令讼者跪于太祖前，先闻听讼者之言，犹恐有冤抑者，更详问之。将是非剖析明白，以直究问。故臣下不敢欺隐，民情皆得上达矣。”（注：《清太祖武皇帝实录》卷二。）天命五年六月移都界凡后，为了拓宽信息输入渠道，努尔哈赤又命“竖二木于门外”，“凡有下情不得上达者，可书诉词悬于木上。吾据诉词颠末，以便审问”。（注：《清太祖武皇帝实录》卷三。）天命六年攻占辽沈后，满洲政权统治区域急剧扩大，辖内不但人口众多，而且民族成分、政治向背情况也十分复杂，军政、民族、外交事务都空前繁多，各种文书数量也成倍增长。为了适应新的形势需要，满洲政权的下行、上行文书都有了一些变化，就下行文书而言，原先只有“汗下达文书”一种形式，此时则于其之外，又先后增加了诸贝勒下达文书和都堂下达文书两种形式。其中，诸贝勒下达文书始于天命六年二月。当时，辽沈之役将拉开序幕，为了将自己从繁忙的文牍中解放出来，同时，也出于缓和贵族集团内部矛盾的愿望，努尔哈赤规定了四大贝勒轮流值月制度，即由四大贝勒轮流按月值班，处理包括文书在内的各种军政事务。太祖朝《满文老档》中载录的未著明“汗下达文书”字样的下行文书，似即由四大贝勒轮流值月时下达的文书。天命六年至天命八年七月前，满洲中央政权下达的各种文书，以此数量最多。都堂下达文书始于天命六年四月，起初是为适应处理境内汉人民政、赋税等事务而设。但是，随之而来的是攻占辽沈后满族军人妻小成批西迁辽东并且与广大汉民同住、同吃、同耕种以及为扩大兵源而征召汉人丁壮服兵役，又使都堂工作范围超出汉人民政事务而扩大到管辖满洲诸申和汉人军政事务。因而，都堂下达文书也呈不断增长之势。据统计，至天命八年七月，其下达文书数量约四十余道，几与同时期内汗下达文书数量持平。满洲政权中枢机构分由三条渠道各自下达文书虽对满洲政权国家机器的正常运转起了一定的积极作用，但是，在此期间，诸贝勒和都堂下达文书数量超过汗下达文书的情况也引起了努尔哈赤的注意。为了不致使自己被架空并防止中枢机构的多元化倾向，他先是不断撤换都堂成员并提出八和硕贝勒共治国政。天命八年七月，他又采取重大举措，取消都堂衙门并在下行文书形式上也作出重大改动：
    “汗的决定，下达给诸申，以汗的文书下达；下达给汉人，以八贝勒的文书下达，停止都堂下达文书”。（注：太祖朝《满文老档》卷五八。）从此之后，下行文书渠道由三条改为两条。而且，其中诸贝勒下达文书，虽然仍由四大贝勒按月分理政事，但是下达文书的名义须是八贝勒，而且其范围仅至于汉人，并且在不少情况下，还要经过努尔哈赤批准。尽管如此，下行文书渠道的减少并不意味着下行文书数量的减少。在此之后，大量的中枢决策分别以下行文书的形式下达到地方各机构。就其对象而言，遍及满蒙汉三族。其中既有各级贵族和官员、将领，也有远道来附的蒙古各部首领和投诚的汉族官员。就其内容而言，则几乎包括当时军政事务的各个方面。其在军务方面如调动军队、指示方略、后勤供应、墩台哨探；其在行政管理方面如任命官员、计丁授田、征取贡赋、编户、清查男丁、组织生产、规定物价、通报逃人、审查狱讼、安排差役等；其他方面如礼仪、宗教等也无不涉及。其中，有不少下行文书努尔哈赤特别指示严格保密，或者要求汇报执行情况。正是通过这些下行文书，努尔哈赤牢牢地控制着国家政权。
    在大量下达下行文书的同时，各地各机构的大量上行文书也汇送到满洲政权中枢。其中有的是以单位如固山、牛录、城镇报告情况；有的是以个人报告情况。就其内容而言，有的是公事，如报告情况并请示处理意见；有的是私事，如诉冤、求功、讦告、认罪等。使用文字，也据上书者身分而分别使用满蒙汉三种文字。这些不同渠道汇送的上行文书，都能畅通无阻地达到满洲政权中枢，不但使其迅速地掌握各地关于中枢决策的一般执行情况及各阶层、各地区的动态，从而成为新的中枢决策依据；而且，也使中枢机构及时了解各地突发事件并立即作出应变反应，以免遭受不必要的损失。
    努尔哈赤时期，满洲政权不但建立起畅通无阻的各种信息输送渠道和信息处理机构，同时，也极为重视信息的保存即档案文献的收藏和管理。早在天命建元前多年，努尔哈赤即将明朝所赐入贡勅书和自己掳自海西各部的明朝勅书视若拱璧，加意收存，其中一些勅书的分配情况还以满文详细加以记载。在此同时，还委派专人逐年记载自己的国史。天命建元后，随着满洲政权的发展壮大，需要记载保存的文献不断增多，于是，从中枢机构到八旗都普遍建立了系统的档案保存制度，如天命八年五月，努尔哈赤谕令将升黜官员档案抄录八部，“革职时，八部档子一齐注革；登记官职时，八部档子同时登记”（注：太祖朝《满文老档》卷五一。）。这些档案，并非束之高阁，不再问津，而是根据政务需要，派人查阅并不断登录新内容。有的还派人进行整理。如天命六年五月，努尔哈赤“重看档子，任命齐汤古尔为参将”（注：太祖朝《满文老档》卷二二。）。又如天命八年七月，“汗查档子，赏给死去的官员们人口”（注：太祖朝《满文老档》卷五七。）。天命十年正月，因为国内盗贼繁生，努尔哈赤又根据档案了解各牛录犯罪人员多寡并据此对牛录额真各予处罚（注：太祖朝《满文老档》卷六五。）。这些都是利用档案处理政务之例。又如天命八年四月，诸贝勒请示努尔哈赤任命额齐勒布等为备御，并将其“写在档子上”（注：太祖朝《满文老档》卷五○。）。同年五月，革去都昧、硕尔辉两人游击职务时，即将其事注于档册（注：太祖朝《满文老档》卷五一。）。这些都是随时登载新档之例。再如，天命六年攻打辽沈之役，不少将士战死疆场。为了区别满权生死，加强管理，战争结束后，努尔哈赤下令“把尼堪和死的人都重新写在别的档子上”（注：太祖朝《满文老档》卷二二。），这是根据需要整理旧档之例。总之，终努尔哈赤之世，满洲政权一直很重视对于档案的收藏、管理和使用，在对国务的处理上发挥了重要的作用。