其次，经营账簿也是领主府邸内或者修道院内部财务管理发展的产物。有些领主为了控制府内收支，至少在12世纪末期就开始制作府内账簿，主要登记领主及其仆人的衣食等日常开支，按月甚至按周登记，接近于流水账，年终时汇总成年度账簿[8]（p.10）。12世纪许多修道院加强了内部财务管理，采用集中管理和定期审计制度，设立账房（cellarer或者treasurer）直接负责财务收支，各部门不再以所管理的“职田”收入作为本部门经费来源，而是将收入如数上交账房，再由后者根据各部门的合理需要分配经费。账房通常都要制作收支账簿，每年定期向修道院最高管理委员会汇报，并接受后者审计。最高管理委员会通常由修道院院长、副院长以及若干高级僧侣组成。留存下来最早的修道院高层管理账簿是坎特伯雷大主教座堂小修院1199年度的账簿[9]（p.354）。与此同时有些领主已经建立了自己的财务核算制度，比如格拉斯顿伯雷修道院在12世纪中期已经有了专门负责会计工作的官员，格罗斯特伯爵和莱斯特伯爵在12世纪中期设立了各自的财务处[7]（p.26）。基层庄园是领主收入的来源，随着领主加强对高层财务收支的控制，必然加强对基层庄园的控制。基层庄园账簿的出现是高层管理账簿进一步发展的必然结果。最初的庄园账簿是在庄头集中汇报的基础上由高层制作和保管的，这说明庄园账簿是由高层账簿发展而来的。
    再次，地产经营账簿的出现也是当时社会管理文字化、数字化潮流的一部分。12、13世纪是西欧历史上思想文化相当活跃的时期，出现了最早的大学，比如波伦亚法学院、巴黎大学、牛津大学、剑桥大学等，促进了文化的创新和传播。在重新发现和研究注释古典著作的基础上，法学开始复兴，修辞、会计也成为大学课程。教育的变革、文化知识的创新和传播促进了整个社会生活的文字化和数字化，官僚体制也依赖大量公私文书进行信息传递，教皇和国王的各种敕令、宪章、书信、令状等大量出现。1226年到1271年，英王亨利三世的中书省（Chancery）用于密封文件的蜡的使用量从每周1.63公斤增加到每周14.18公斤。12世纪教皇、英王、法王平均每年发出的书信增加了至少三倍[10]（pp.59～60）。中书省不仅草拟各种文书，还要将这些文书转抄、存档，王室巡回法庭也要记录详细的法庭卷宗，再加上财政署的卷档，官方文书的数量十分可观。民间文书的数量也不少，领主们除生产经营账簿外，还保留了大量的地产调查清册和庄园法庭卷宗。随着文字化、数字化潮流的出现，社会上出现了一个专门以写作各种文书为职业的群体。他们或者在大学接受过较好教育，或者在实践中掌握了写作技巧，所以经常出入大小领主的府邸，为其记账查账、撰写公文、代理诉讼。一些学者将当时这种思想活跃、文化创新和传播广泛、社会生活和社会管理走向文字化、数字化的现象称为“12世纪文艺复兴”[11]（pp.207～213），比较准确地反映了当时文化繁荣的情景。领主地产经营账簿的出现和发展不过是这种时代潮流的一部分。
    总之，领主地产经营账簿的发展经历了从王室到领主，从大领主到小领主，从府内账簿到地产账簿，从高层管理账簿到基层庄园账簿的过程。账簿作为一种创新性的制度成果，首先由王室财政署使用，逐渐成为一种普遍的制度。
    二、经营账簿的制作、内容和审计
    账簿的内容可以分为两部分，一是货币收支账，二是谷物、牲畜、劳役等资产增减账。货币账的总体结构是三柱式的，即货币收入、货币支出和货币盈亏，其中上年积欠计入当年收入或者应交纳项目，而向上送交的款项计入开支或者可扣除项目，如下图所示：
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    谷物收支账对每种谷物分别进行登记，其基本结构是：上年库存 + 当年入库－当年出库 = 当前库存。当年入库通常包括收获、买进、外部运来等细目，而当年出库包括种子、饲料、工资用粮、出卖、向上送交等细目。牲畜增减账对每一种牲畜分别登记，其基本结构是：上年存栏 + 当年增加－当年减少 = 当年存栏。当年增加的牲畜包括购买、繁殖和从其他庄园转入等项目，当年减少的牲畜包括死亡、宰杀、出卖、转出等项目。随着账簿日益详细，一些账簿还登记了劳役账，详细记录不同佃农所负担的劳役总量，以及这些劳役中减免、使用和出卖的数量，而且还要具体说明这些劳役被用来完成了何种劳作。
    多数账簿的审计年度是从上年的天使长节到当年的天使长节，因为此时收获已经结束，农事较少。账簿的制作可以分为审计前的准备、审计中的计算修改和审计后的汇总转抄三个步骤。在年度结束时，庄头或者管家要亲自或者雇用会计员来编写账簿。编写之前要参阅有关记录，收集票据，清点货币、谷物、牲畜的留存数量。比如地租收入要参阅庄园地租清册，法庭收入要参阅法庭卷宗。盘查清点之后进行核算，然后按照一定的格式编写账簿。这些工作需要几周的时间。会计员的薪酬在大多数情况下由庄园支付。值得注意的是，在账簿的草稿中并不汇总各个部分或者细目的总量，而是在其后留出一定空格，准备在将来审计时填入。
    有的领主派遣审计官到各个庄园巡回审计，也有的领主召集各个庄园的管家和庄头到某个地方集中审计。有时审计在年度结束时立即进行，有时则拖延到下一年的春夏之交。领主通常选择忠心耿耿、经验丰富的人担任审计官，管理整个地产的总管或者修道院中的账房通常是审计官之一。某地的管家可能被派遣担任其他地方的审计官，有文化的修道院长、主教以及其他教会人士常常担任世俗领主的审计官。廷特恩修道院院长在1271～1304年就曾四次担任马歇尔伯爵的审计官[12]（pp.136～138）。有些地产总管按例不能担任审计官，比如牛津大学默顿学院1274年的规约规定，该学院的地产审计官应当包括学监、副学监、保管员或者会计员三名、教师五名，但总管不能参加，这样有助于保证审计的独立性[13]（p.344）。13世纪一份论述田庄管理者职责的小册子中说：“总管不应该作为会计检察官的领导或同事，而应该作为下级和会计检察官一起查账。”[14]（p.80）为了保证审计官不会同汇报者串通，领主一般至少任命两名审计官，以便相互制约。伦敦主教康提鲁普（Cantilupe）出国时写信给执事长，要求委任总管和另外三人担任审计官。他强调说，如果上述人员不能同时都参加，至少要有其中两人同时参加[12]（p.145）。有时领主还利用宗教力量来约束审计官，要求后者在审计前宣誓忠诚服务。有时领主亲临审计现场，比如王后伊萨贝拉在1263年、1266年、1282年、1290年都曾亲自参加账簿的审计工作[12]（p.142）。
    审计官在审计前会参阅庄园资产清册和往年账簿，做到心中有数。审计过程中，审计官对账簿中每一项都要详细核查，看谷物收成和出卖谷物的价格是否过低，采买物资的价格和雇工工资是否过高，雇工是否太多，送交领主的款项是否有符木作凭据，牲畜的减少是否有合理的理由，等等。在对缺漏的项目进行填补并对不能通过的项目进行纠正后，审计官计算出各个细目的总和，填入相应的空格位置。审计前账簿中留出各个总量的空格就是为了避免因审计而涂改，影响账簿的清晰整洁。审计官最后应当根据货币收支的情况确定汇报者应当向领主交纳的数额，或者是确定领主在庄园超额支出的数额。
    值得注意的是，通常情况下审计官将自己认为不合理、不能通过的项目单独列为“审计中的出卖”，算作庄头的债务。在1325年温切斯特主教的庄园Downton的账簿中，共有9处“审计中的出卖”，其中包括小麦、燕麦、羊毛和劳役等，价值总额达到了4英镑11先令7便士[15]（pp.124～129）。在1329年牛津大学默顿学院的庄园Cuxham的账簿中，“审计中的出卖”也超过了4英镑[13]（p.345）。这些“审计中的出卖”是审计活动的直接成果，是从庄头的私囊中掏出来的、被截留的经营收入。
    大领主的地产往往划分为若干管家区，每个管家区设立管家一名，负责管理若干庄园，而总管则负责管理整个地产。管家应当以庄园账簿为基础制作自己的账簿，而总管以管家的账簿为基础制作整个地产的账簿。在汇总和转抄庄园账簿的过程中，他们有时会对每个庄园的经营情况进行一些分析，比如计算庄园的经营利润。他们的账簿比较概括简略，但是能够反映一些总体情况。