制度往往具有一定的延续性，元代的公文制度并没有随着元朝政权退出中原立即消失，而是在元明鼎革之后，进入了明代朝廷的施政机构。事实上，元朝遗留下来的这种公文制度并不尽如人意，明人对此是这样评价的：“元末官府文移案牍最为繁冗，吏非积岁莫能通晓，欲习其业必以故吏为师，凡案牍出入，惟故吏之言是听，每曹自正吏外，主之者曰主文，附之者曰贴书，曰小书生，骫文繁词，多为奸利。”[1]2010这样的公文制度不仅极大降低了朝廷的办事效率，还会产生奸利害政的后果。为了革除这些弊端，朱元璋着手对公文制度进行改革，其中一项很重要的内容就是重新建立公文书写规范。
    (一)公文书写内容的改革
    朱元璋是位极其务实的皇帝，凡事皆以实效为前提。培养选拔人才时，很注重实际才能。洪武二年(1369)六月，他召国子生问道：“尔等读书之余习射否？”国子生回答说：“皆习。”朱元璋又问：“习熟否？”国子生回答说：“未。”朱元璋说：“古之学者，文足以经邦，武足以戡乱，故能出入将相，安定社稷。今天下承平，尔等虽专务文学，岂可忘武事？”(娄性：《皇明政要》卷十二)明初国子监开设的课程主要有《四书》、《五经》、《说苑》、律令、御制大诰等，可以看出，朱元璋此处所说的“文学”，并非现代意义上着重于审美的文学，而是指治世安邦的经世之术。他希望学校培养出的人才文治武功样样精通，而不是只会读书的腐儒。他曾就此出敕问题：“朕观上古圣贤之言，册而成书，智者习而行之，则身修而家齐，为万世之用不竭，斯良之至也。今之儒不然，穷经皓首，理性茫然，至于行文流水，架空妄论，自以善者矣。及其临事也，文信不敷，才愆果断，致事因循，将何论乎？请论之。”[2]137洪武六年(1373)，朱元璋诏停科举考试，其原因在于及第的考生缺乏处理政务的实际能力，不能为朝廷所用，所谓“朕设科举以求天下贤才，务得经明行修、文质相称之士，以资任用。今有司所取，多后生少年，观其文词若可与有为，及试用之，能以所学措诸行事者甚寡。朕以实心求贤，而天下以虚文应朕，非朕责实求贤之意也！”[1]1443
    培养才能之士是兴邦的前提，而如何有效使用才能之士则是兴邦的重要保证。为了防止这些进入朝廷政权机构的才能之士空言废政，朱元璋对他们的言论行为提出了具体要来：
    自汉以来，惟贤志者得与君同游，稽其所任之事，则宰国朝之典章。凡侍左右，必慎容仪、致礼节于上。若言则阐先圣之威德、尧舜之道统，无稽之言不语，故职名曰五经博士。以今言之，则翰林院官之职是也。于斯之职，非博通今古，己身己修，己家己齐，善恶之人美恶，口无择言，行无颓迹。古人以此数事而能之，乃得升是任而辅君弼仁，以踵先圣先贤之事，若否，安得居此任而同君游乎？朕今特以尔某为翰林某官，尔当一前人之道，助朕未知，则扬名者矣。[2]47
    他要求臣工以圣贤之道作为言论之准则，以达成辅弼君主治世的目的，切不可以毫无根据的奇谈怪论、阿谀之辞欺蒙害政。对于言论与王朝兴衰之间的关联，朱元璋有着十分清楚的认识：“责难之词，人所难受，明君受之为无难；谄谀之语，人所易从，昏主信之为易入。朕观唐虞君臣，赓歌责难之际，气象雍容。后世以谄谀相欢，如陈后主、江总持，污秽简策，贻笑千古。”[3]71规劝的话虽不好听，但可以兴国；阿谀之辞虽悦耳，却可以导致亡国。正是鉴于此种认识，他特意告谕侍臣：
    朕观前代人君，多喜佞谀以饰虚名，甚至臣下诈为瑞应，以恣矫诬，至于天灾垂戒，厌闻于耳。如宋真宗亦号贤君，初相李沆，日闻灾异，其心犹存警惕。厥后，澶渊既盟，大臣首启天书以侈其心，群下曲意迎合，苟图媚悦，致使言祥瑞者相继于途，献芝草者三万余本。朕思凡事惟在于诚，况为天下国家而可以伪乎？尔中书自今凡祥瑞不必奏，如灾异及蝗旱之事，即时报闻。[1]1255
    朱元璋此番言论意在阻绝空言之风，扫除害政之患。在此基础上，他对明代朝廷公文书写提出了严格要求：“今后笺文，只令文章平实，勿以虚辞为美也。”(余汝，楫：《礼部志稿》，文渊阁《四库全书》本)
    他要求公文书写要做到内容平实，不可铺陈空言。为了使臣工真正能够做到这一点，洪武五年(1372)七月，朱元璋专门颁布诏令，废除了中国历史上沿袭已久的臣工向君主进贺圣节、冬至表笺的传统[1]1390。
    (二)公文书写语言的改革
    在朝政事务中，用浅显直白的语言形式表述施政方略，更容易被百姓接受，也更容易收到良好的施政效果。对此，朱元璋有着极为清楚的认识。
    早在建国前夕，即元至正二十六年(1366)的十月份，朱元璋把熊鼎、朱梦炎两位儒士征募到建康(今南京)，让他们改编《公子书》与《务农技艺商贾书》，理由是：
    公卿贵人子弟虽读书，多不能通晓奥义，今集古忠良奸恶事实，以恒词直解之，使观者易晓，他日纵学无成，亦知古今行事可以观戒。民间商贾子弟亦不读书，宜以所当务者直辞解说，作务农技艺商贾书，使通知大义，可以化民成俗。[4]1551
    朱元璋的目的非常明确，他试图借助浅显直白的语言形式，最大限度地将书中的内容传播开来，最大范围地影响百姓、教化百姓，进而达到治世的目的。或许是他的这一举措确实收到了不错的效果，建元之后，他继续积极推行此项政策。洪武六年(1373)正月，他命令孔克表、刘基、林温等“取诸经要言以恒言释之，使人皆得通其说而知圣贤之旨意”[4]1557。洪武二十年(1387)前后，他又“以将臣于古者善恶成败之事未能通晓”为由，“特命儒臣编集申明，以鉏麑、樊哙、金日磾、张飞、钟会、尉迟敬德、薛仁贵、王君廓、仆固怀恩、刘闢、王彦章等所为善恶为一编”，定名为《武士训诫录》，“释以直辞，俾莅武职者日亲讲说，使知劝戒”[4]1562～1563。“恒言”，常言，通俗的话；“直辞”，直白的语言。都是指明白通俗的表达形式。