三、谱局管理模式
    清代以来,徽州宗族谱局管理模式一直处于不断变化之中,尤其是进入近代之后,受到近代化的影响,徽州宗族谱局的管理模式产生了更大的变化。就当时中国社会组织整体而言,在公司制为代表的西方盈利性社会组织管理模式的影响下,其管理模式发生了很大的变化,具体表现在管理职能同体力劳动取得了分离,管理工作虽然仍由管理者凭个人经验完成,但已然开始具备一定的科学性。本质上属于当时社会组织之一的徽州家族修谱谱局在管理模式也呈现出相应的变化,表现在局内新管理职能部门的出现和职能分离与权责固化的进一步深入。从历史的演进过程来看,这种管理模式虽仍较为落后,但对于家族修谱事务来说,由处于管理模式不断完善之下的谱局完成,却是一种进步性的体现。
    (一)谱局财务管理
    虽然清代以来徽州家族在财务上力图将谱局与宗族区分开来,实质上谱局所有资产均来自于本族内部,谱局的财务并不能完全独立于宗族之外。并不能成为的财务事务个体,但在进入近代之后,谱局建立了独立的财务运行体系,特别是相应会计岗位的出现,使得谱局能够向独立的财务个体发展。就谱局财务管理而言,由于其自身并不以营利为目的,所有活动均是消费性活动,故而其范围较为狭窄,主要即是谱局资金预算管理、成本控制管理与最终剩余资金管理三个方面。
    1.财务预算管理
    由上述情况可知,谱局资金主要由对族人的摊派而来,对于每一族人的摊派定额由合族公议而来。合族公议所定数额的基础之一就是对于谱局财务支出的预算,谱局财务预算的原则是“量出计入”。由于谱局运行项目早在前代就以固定,多数谱局所修之谱中都有支出项目明细,这种记载为“量出计入”原则的进行奠定了基础。实际上,量出计入的预算原则早在唐代就已于中央政权财税管理机制中出现,但被谱局这一组织集体所运用却是在近代以后,尤其是进入民国之后。民国十一年(1922)绩溪洪川程敦睦堂开局修谱,家族合族公议谱局支出即运用了这一原则,并在具体细节上进行了一些创新。在谱局开始运行之前,程氏此脉即确定了谱局内部人员薪酬、谱局一般性支出和谱局交易性支出,“薪费与公费:甲纂修谱事告竣事酬大洋二百元,乙经催每人以收捐百分之五酬劳,丙其他公费临时另议; 装订与刊刻: 约洋四百余元”①。尤其是其中的内部人员薪酬预算,实行的是事后支付,并引入了绩效原则,即对于资本收集人经催的薪酬是按分成制进行的,这些创新性行为显然是受到了近代财务管理机制的影响。这种预算管理虽较为简单粗糙,却在徽州谱局财务管理机制上起到了基础性作用。
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    ①(民国)程礼恭,程兰等:《洪川程敦睦堂统系谱》,民国十二年(1923)敦睦堂木活字本
    2.成本控制
    家谱纂修虽属于家族内部奢侈性活动,并不代表徽州家族认可铺张浪费的修谱行为,相反由于修谱资金属于另一种家族共有资产,这种共有意识使得谱局在运行中强调局内工作人员要不计私利,“本人务要小心谨慎,毋得籍端勒索,计利怀私。”①正是在这种意识的刺激下,徽州家族还产生了节约修谱的简单认识。谱局中的成本控制行为即是这种认识的直接产物。为确保实现成本控制,谱局需要获得的是内部财务的独立权。首先是专款专用,“合族公议乐输银两,子母相权,以为铸刻之资”②。其次是设置专职理财岗位,清代黟县南屏叶氏嘉庆谱局就专设有经理账目一职,简单管理往来账目。有些家族虽不设专岗,但亦有专人负责局内收支,以确保局内财务独立,“谱局初不设合祠,公举总管四人刻立戳记,凡缴旧谱丁银乐输者悉交总管给戳记收票为凭,其一切出入用度均出总管之手,毋得擅专冒承滥用致误公事”③。同时还严格规定其他谱务人员无权过问财务事宜,“非任事者毋得异说争端”④。到近代之后,谱局内部财务部门获得长足的发展,已从管理部门中独立出来,民国期间绩溪柯氏修谱谱局内就设置专职会计四人,从设置这一具有明显近代特征的财务岗位就可以看出此时谱局已受到近代商业管理制度的影响。
    在设有独立的财务管理岗位后,谱局即可对局内具体事务成本进行控制。到近代后,还出现了对谱局财务运行的监督机制,“总管者亦不得私行浪费,告竣以后当众结账,毋得拖延”⑤,谱局亦会将财务开支明细记载于家谱中,对于其中的大宗采购如谱纸,还会点出采购地点,“谱纸采在青阳县隔山杨西冲地方甘维翰槽”⑥。谱局成本控制主要是通过削减自身支出项目所达到的,这些项目属于局内事务性开支或族内能够负担的开支,如管控来局短暂工作人员的相关支出,“支丁到局司事者,公局不设伙食,惟备茶水,以免多费”⑦,或令全族负担某些谱局运行所需的相关原料,“炭薪由本族备办”,“板料由本族备办”⑧,或以领谱家庭负担相关物品,“领谱其谱匣除公存五个外,余俱自办工价”⑨。而对于修谱产生的交易性支出,谱局的成本控制能力相对较弱,只能给予经办人以相对的自由,“物件时价高下,因时裁酌,不拘成格”⑩。虽然徽州家族族谱中未有此种成本控制的效果记载,但就这种控制机制的基本架构与运转情况看,显然能够起到一定的作用,能够为谱局的运行提供相对良好的财务环境。