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    随着殖民主义体系的最终形成，殖民地的行政管理机构也得到了进一步完善。殖民地的这种行政管理机构主要有两种形式：一是在移民垦殖殖民地内，由移民按照宗主国的法律制度而建立起的责任制政府。另一种是在其他各类殖民地内所建立起来的、强制性的外族统治（在大多数殖民地内，宗主国所建立起来的都是这类统治）。柏林会议之后，西方列强在瓜分世界的过程中所建立起来的行政管理机构，基本上体现的都是外族统治的特点。导致它们建立这两类统治的直接原因如下：
    第一，征集税收的需要。每当西方列强获得一块新的殖民地和保护领后，往往需要一笔基金来维持它的存在。除了墨索里尼时期的意大利而外，还没有一个欧洲国家在付出初期的启动经费后，仍愿意继续承担殖民地行政管理的费用。即使这样的一笔启动经费，数额也十分有限。例如，“哈里·约翰斯顿爵士承担组织尼亚萨兰（即现在的马拉维）行政机构的任务时，他本人的薪金之外，每年只有10000英镑。他要用这笔钱雇用一名英国军官和75名印度士兵。卢加德勋爵在北尼日利亚时，每年10万多英镑的预算要用来治理1000万居民的领地。他手下的人员还包括5名欧洲籍的行政官员以及一支由2000名非洲士兵和120名欧洲军官组成的西非边防部队”。（注：L.S.Stavrianos,Globe Rift,New York 1981,p295.）为了解决维护殖民统治的行政费用及其他开支，殖民地当局往往通过征税的方式来募集资金，这就必须在殖民地或保护领建立起行政管理机构。一方面利用它来征税，另一方面也可以在当地居民抵制这些税收时，利用它组织起有效的镇压。正是这种征集税收的需要，使得殖民当局不断充实扩大行政管理机构，并使它们从一般性的监督机构，发展为进行全面有效统治的机构。
    第二，维护殖民地或保护领自身安全的需要。在欧洲殖民者进行殖民扩张的活动中，虽有不少土著首领奋起反抗来自外部的侵略行为，但也有些土著首领比较乐意和殖民者进行合作。其主要目的是为了借助殖民者的强大力量，去对付传统的敌对邻邦。这种情况在非洲尤为普遍。因为“非洲的许多土著首领目光短浅，认为自己的邻邦才是更危险的敌人。于是，塞古的阿赫马都人和法国人一起去打马赫马多·拉明，锡卡索的铁巴和法国人一起去打萨莫利，伊巴丹和英国人一起去打伊杰布”（注：L.S.Stavrianos,Globe Rift,New York 1981,p291.），这样，不论土著首领是否与殖民者合作，殖民者为保护自身统治范围的安全，大多强制性地建立起了全面控制的管理机构。
    第三，军人与行政官员的野心进一步强化了宗主国对殖民地的的统治。当一些行政官员和军人被派往新的殖民地任职时，他们常常把自己的荣辱毁誉与进一步扩大宗主国在这些地区的实际权力联系在一起。特别是那些军人，他们都希望通过显示自己的能力和勇敢来谋求晋升的机会。尽管这些人残暴成性，“但在受到国内批评的某些情况下，却可以指望得到上级的庇护。例如卢加德勋爵就相当明显地为1900年远征时在尼日利亚境内蒙希人的一些城镇村庄发生的大规模暴力活动进行辩解：“对于这些愚昧无知的野蛮人的生命遭受巨大的损失以及村庄粮食被焚毁一事，我不得不表示遗憾。但这些蒙希人是很难驾驭的。除了这种极其严厉的惩罚以外，没有其他的办法能阻止他们无法无天地进行谋杀和抢劫独木舟，或劝使他们同意在其国土上架设电报线路。”（注：L.S.Stavrianos,Globe Rift,New York 1981,p291.）在许多情况下，某些军人所采取的野蛮行为常常是他们个人大胆妄为的结果，甚至有些行为也是宗主国政府公开禁止的。但对于他们的“业绩”，宗主国政府却予以默认与接受。这种态度无异是纵容那些殖民地的官员和军人们采取更放肆的行为，从而使得他们在猎取功名的同时，进一步强化了殖民地的行政管理机构。所以在很大程度上讲，“现代殖民帝国的本质特征与那些‘忠于职守的人们’的个人动机有着密切的联系”（注：D.K.Fieldhouse,Colonialism 1870-1945,London1983,p23.）。
    第四，基督教传递“文明使命”的行为，也会促进殖民地行政管理机构不断得到加强。在西方殖民者看来，对于来自更高文明层次的基督教徒来说，改造落后的“民族”是其必须履行的道德义务。他们的行为应该得到宗主国和殖民地行政管理机构的物质支持。在“第一次世界大战以前的30年当中，所有各派别的教会在吸收新的教徒和取得财政支援方面都有成功的经验。例如仅在尼日利亚，到19世纪末，英国圣公会传教会，卫斯理公会教徒，苏格兰长老会教徒，南方浸礼会以及非洲天主教会都有了各自的代表。在非洲对基督教传教士的反响要比在中东、印度或中国强烈得多”（注：L.S.Stavrianos,Globe Rift,New York 1981,pp293-294.）。为了使这些基督教徒能够顺利地传播基督教，制止土著部落内所存在的某些陋习，如杀婴、食人、部落战争以及地方病等，使基督教、教育和医疗得到发展，殖民地的行政管理机构应协助他们消除当地人民的反抗，使这些基督徒们能更好地去履行他们道德上的“义务”。为此，有必要加强殖民地行政管理机构的建设，保证它们有足够的效率和财力来支持这些人的所谓“文明的使命”。其结果是在传播上帝福音的同时，进一步强化了对当地的殖民统治。
    一般说来，殖民地的行政管理体制主要由两部分组成：一是宗主国内负责管理殖民地事务的机构。另一部分是殖民地、保护国或保护领以及托管地内为维持其统治存在所设立的行政管理机构。这两个部分有一个共同的特点，它们都是通过官僚制来处理殖民事务，即由各个层次的专职行政官员以及相应的行政机构来负责处理宗主国和殖民地之间的有关事务。作为最大的殖民帝国，英国负责处理殖民地事务的机构是印度事务部和殖民部。但瓜分和占领非洲的事务，则长期为外交部管辖。直到非洲瓜分完毕之后，外交部才陆续将尼日利亚（1900），德兰士瓦、奥兰治、斯威士兰（1902-1903）、尼亚萨兰（1904）、乌干达、肯尼亚、英属索马里（1905）、桑给巴尔转交给殖民部管理。法国也在1894年成立了殖民部，但它只负责法属非洲、赤道非洲、索马里和马达加斯加的事务。突尼斯和摩洛哥由外交部管理。德国于1907年组织了殖民部，管理德属非洲的事务。意大利于1912年建立了殖民部，负责利比亚的事务。此外，荷兰、比利时以及西班牙、葡萄牙也都设立了专职处理殖民事务的机构。1937年，当意大利占领了埃塞俄比亚后，为了突出占有这块殖民地的重要意义，墨索里尼特地将殖民部改称为意属非洲部，并在1937年11月至1939年10月间，亲任意属非洲部部长，从而进一步强调该部在国家机关中所占有的重要地位。（注：L.S.Stavrianos,Globe Rift,New York 1981,p26.）