搜集材料之法，无非是“送进来”与“走出去”。官修模式，决定了史官搜集资料之法，必定要别人“送进来”，而不会自己“走出去”搜集资料。实录编纂，核心是解决政府各部门的文册编纂。纂修实录，主要依据现存的文册撰写；文册的编辑，直接影响了实录的编纂进程。薛三省也不例外，要求各级政府部门组织编纂各部部门志。“本院深惟，编纂虽有疏漏，六曹职掌，藏在副案，必不以年远而或至湮没。相应随诸曹所掌，移咨各部寺，分别款项，督令司官，逐年纂辑要略，类成一册，以移本院呈阁，随年分发副总裁官，转发各纂修官。即彼此先后互参，共为商略，亦一便也。其先经催取天下司府县册籍，以备纂修者，今当大计，政可携带前来。相应移咨原行衙门，及今行文督促定限，大计前完。其不完者，所当以怠缓示戒，仍刻期为限者也”（注：薛三省：《薛文介公文集》卷三《移阁列实录条例揭帖》。）。
    要别人送进来，就会受制于外界配合程度。按理，编文册是修明政府历次修实录的惯例。“窃照累朝纂修实录，皆移文在京各衙门修辑事件文册，送馆参订，以备六曹编纂之所未备，此成例也。盖纂修实录，虽稗官、野史、邑志、家乘，皆所兼访，以备采择，岂以各衙门公牍而可或遗？”但因为实录编纂不涉及各部门利益，所以各部门积极性不高。“盖各衙门直视纂修为史局之事，不关其职掌，故了不经意若此。”《神宗实录》文册的编纂，就遇到这样的难题。天启三年前后，翰林院臣钱象坤、周如磐已经移文，要求各部门提供文册。结果两年过了，文册编纂仍无动静。于是薛三省再上《催实录文册疏》，基本精神也是催各部门提供史料汇编，“各衙门文册关系实录，且往可以补毁册、后可以务会典”。要求各衙门“专委属官，刻日分造，解送史官，以便纂修”。针对各衙门事不关己心态，薛三省动了一些脑筋，从文册编纂有利于会典编纂角度来相催促各衙门。对政府各部门来说，修会典与修实录不同。会典涉及各部门利益，自然积极。“实录与会典相关，会典又与诸司故实相关。会典不修者已四十余年，此必修之书也。修则各衙门必详备故实，先为草创，而后主者讨论润色，萃为成书。此时各衙门欲藉口于无存，恐无是法也。且会典所载，必证诸实录。今日实录所不收，他日会典将何所凭据！即今日实录所收，与他日各衙门故实稍有异同，会典又安所折衷！故今日文册，虽为实录，亦所以为会典。各衙门政非为史局代笔，实自为会典属草也。”汇编文册是苦差事，但又是一举三得之好事。“虑从败楮中翻阅精详，从冗牍中芟取要领，不无不费心目，诚人情所苦，然了一事而三事皆办，则暂劳者，乃所以永逸，又何烦之惮而不亟为纂辑也？”薛三省尤其强调各部门派专人负责文册汇编工作。“顾欲纂辑不可无专责……臣念各部院府寺皆多属官，其无属官者，掌印外，亦多备员堂印官，皆得推择。若皆如臣部选新进有才学者，专领其事，文册完日，即与咨递迁转，而吏部则少录其劳，有敏于事而竣者，虽一月亦准一年之资。如此，则既急向进而惜日，又冀累资而趋时，庶任事者人皆竞劝，文册可刻日立就。文册就而纂修有所取裁，实录亦可以刻期早完。不然，诸臣虽日进馆，而故实不备，终不免于阁笔”。
    编纂实录，是政府行为，史馆完全是一种行政化的编纂机构，政府部门色彩十分浓。从薛三省奏疏可以看出，当时史馆修史，用的是上班制，史官每天进出史馆，纂修实录。由于纂修者都是官员，不会像学者一样，自己找材料，必须由政府各部门提供资料，才能顺利纂修。资料的来源：一是纂注，一是各衙门文册。实录的本质是政府史，所以更重视衙门之事。衙门文册汇编进度与质量，直接关系到实录的纂修进度与质量。而在官僚体制下，强调各尽其守。修史是史官职责范围之事，不是衙门职责之事，各衙门自然不肯积极配合。在以行政为中心的时代，一切工作，都是靠“红头文件”来办。皇帝与史馆总裁屡次催促，但效果并不明显，反映出当时官僚体制太僵化、以致政府文件失灵、指挥不动。
    三、参用史法，谨酌凡例
    凡例是集体纂修的基础。大千世界大得不得了，社会人物多得不得了，要记录的历史信息浩如烟海，人类不可能也没有必要全部将之记录下来，所以人类的历史记录，总是一种有选择的记录。既然历史记录是一种有选择的记录，那么记录内容轻重缓急比例的确定就成了问题。选择是一种人为的主体选择，选择总是受一定的标准制约的，不同时代有不同的选择标准，不同的人有不同的选择标准。为了让人们明白自己的选择标准与思想，史家们总要制作一定的凡例，形成一套成文化的修史规则，这就是书法。对于集体修史来说，凡例是最为重要的。凡例是修史机构统一修史人员的行动指南，没有一定的凡例，就不可能形成风格统一的史著。薛三省自然也有这种认识水平：“至于纂修凡例，更为史官第一要义。此义不立，则编摩无法，详略任意，或当详而反略，或可略而反详，或详而致冗，或略而致疏，他日将过勤大总裁之修润，亦安取纂修者草创之为也？”（注：薛三省：《薛文介公文集》卷三《移阁列实录条例揭帖》。）凡例不当，选择不当，影响上面口味，自然是头等大事。
    明代历朝修实录，都有一定的凡例，如经常提到的《明太宗实录·修纂凡例》、《明宣宗实录·修纂凡例》。今本《神宗实录》前面没有凡例，不知何故？不过，明代的实录编纂规则比较成熟，想来与前面的凡例相差不会太大。除此凡例之外，《神宗实录》的编纂还有副总裁薛三省提出的一套实录“书法”理论。